lokakuu 1, 2019

Stipendiblogi: Modernikin muutos vaatii perusasioiden huomiointia

Elina Äijön pro gradu -tutkielma ”Työntekijöiden kokemus muutosprosessin osallistavuudesta. Case: Yleisradion aihetoimitusuudistus keväällä 2018” paneutuu yrityksen muutosprosessiin ja sen vaikutuksiin työntekijöille. Turun kauppakorkeakoulussa tehty tutkielma selvittää työntekijöiden kokemuksia muutoksen tekijöinä.

Henkilöt tekevät kaaviota pöydän ääressä.

“Meidät vaan läntättiin yhteen ja sit katottiin mitä tapahtuu. En tiennyt mitään, miten sen uuden organisaation on tarkoitus toimia, mikä työnjako siellä on, minkälainen pomo-orkesteri sinne tulee”.

Näin yksi gradututkimukseen anonyymisti vastanneista toimittajista koki organisaatiouudistuksen. Kuulostaako tutulta? Muutosviestintä on avain sujuvaan organisaatiouudistukseen. Kolikon kääntöpuolena on, että jos viestintä epäonnistuu, kokemuksesta tulee epämukava.

Keväällä 2018 Yleisradion uutis- ja ajankohtaistoimituksessa muutettiin kotimaan aiheita käsittelevien toimitusten jakoa. Tavoitteena oli parantaa arjen sujuvuutta, toiminnan suunnittelua ja journalismin laatua. Tutkimuksessa toimittajilta kysyttiin, millaista muutoksen kohteena oleminen oli – tai oikeastaan, miten he kokivat roolinsa muutoksen tekijöinä. Muutosjohto nimittäin tahtoi toteuttaa uudistuksen niin, että toimittajat voivat osallistua siihen. Osallistaminen tarkoitti sitä, että uudistus käynnistyi henkilökunnalle suunnatulla kyselyllä Ylen uutissisällöistä, myöhemmin esimiehet koottiin miettimään vaihtoehtoisia organisaatiorakenteita ja muutoksen kohteena olevien toimitusten jäsenet saivat päättää, missä tiimissä tahtovat tehdä töitä jatkossa.

Osallistaminen helpottaa luottamuksen ylläpitoa

Osallistaminen on hieno tavoite. Muutos vähentää aina työntekijöiden ja esimiesten välistä luottamusta, mutta osallistaminen helpottaa sen ylläpitoa. Helppo tehtävä osallistaminen ei kuitenkaan ole. Siihen ei ole kehitetty yleispäteviä malleja, testatuista työkaluista puhumattakaan. Media-alan kontekstissa osallistavia muutoksia ei ole juuri tutkittu. Jo maalaisjärjellä on kuitenkin selvää, että suuressa organisaatiossa osallistaminen käy vaikeaksi: isolta joukolta kysyminen on hidasta, ja asiaan kuin asiaan liittyy eriäviä mielipiteitä. Tässäkin tutkimuksessa kävi ilmi, että jokainen kokee muutoksen ja sen seuraukset omalla tavallaan. Esimerkiksi aiempaa useammista aihepiireistä keskustelu aamukokouksissa on yhden toimittajan mielestä melusaastetta, toinen taas virkistyy uusista puheenaiheista.

Tutkimukseen osallistuneita yleläisiä kuitenkin yhdistää halu tehdä asiat mahdollisimman hyvin ja toive siitä, että juuri heidän erikoistumisalueensa aiheet uutisoitaisiin Ylellä ensiluokkaisesti. Omiin aiheisiin keskitytään innolla, joten jos muutos parantaa niiden uutisointia, se otetaan avosylin vastaan. Uudistuksessa ja sen viestinnässä on siksi hyvä keskittyä toimittajien työn ytimeen. Samoin myös osallistaminen on hedelmällistä toteuttaa uutissisältöjen pohdintana. Siinä tutkimusaiheena ollut uudistus onnistui. Uutisaiheita koskenut kysely oli hyvä osallistamiskeino.

Pulmallista kyselyssä oli vain se, että sen tulosten hyödyntämisestä ei kerrottu toimittajille kyllin kattavasti. Heille ei siksi muodostunut selvää käsitystä siitä, miten he ovat muutokseen osallistuneet. Syy-seuraussuhde kyselyn ja uuden organisaatiorakenteen välillä olisi pitänyt tehdä viestinnällä selvemmäksi. Ja kun viestitään muutoksesta, pienilläkin sanoilla on merkitystä. Muutoksen luonnehtiminen “pieneksi viilaukseksi” ei monien toimittajien mielestä vastannut todellista uudistusta, sillä ero entiseen koettiin suureksi.

Ihmissuhteet ja tunteet on huomioitava muutoksessa

Yksi muutosviestinnän ydintehtävistä on yhteisen käsityksen luominen ja muutoksen tavoitteen kirkastaminen kaikille organisaation jäsenille. Tutkimusaiheena olleen uudistuksen tavoite jäi monille toimittajille epäselväksi, osittain juuri sanavalintojen, mutta mahdollisesti myös puutteellisen tiedonjaon takia. Hektisissä media-alan organisaatioissa muutosten ydinviestit pitäisi tehdä työntekijöille mahdollisimman selviksi ja osallistuminen helpoksi. Esimiehellä on siinä tärkeä tehtävä: toimittajien sähköpostit tulvivat muutenkin ja vapaaehtoisiin yleiskokouksiin ehtiminen on vaikeaa, joten lähiesimiehen pitämät päivittäiset aamukokoukset ovat niihin verrattuna ylivoimainen viestintätilanne.

Esimiehen merkitys nousi tutkimustuloksissa muutenkin esiin. Moni tutkimukseen osallistuneista toimittajista olisi halunnut tietää etukäteen, ketkä uusien tiimien vetäjiä ovat. Sen perusteella olisi valittu itselle mieleinen toimitus. Tärkeintä missä tahansa muutoksessa on ihmisten välisten suhteiden ja tunteiden huomiointi. Asiassa ei ole mitään uutta, mutta sen kertaus näyttää tutkimustulosten perusteella olevan tarpeen. Moni toimittaja olisi toivonut ryhmäytymistä, aikaa tutustua rauhassa uusiin kollegoihin ennen muutoksen astumista voimaan. Se jäi tässä muutoksessa uupumaan.

Nyt kun uusi organisaatio on reilun vuoden ikäinen, arki on asettunut uomiinsa hyvin. Muutos ei epäonnistunut, mutta on hyvä muistaa, että se on yksi monista. Media-alalla uudistumistarve on jatkuvaa, ja tutkimukseen osallistuneet toimittajat ymmärtävät sen. Kukaan heistä ei oleta, että välttyisi muutoksilta, mutta valtaosa toivoi, että uudistuksia tehtäisiin harkiten. Muutokset – myös tarpeelliset ja hyvin johdetut – stressaavat ja vievät energiaa työnteosta. Osallistaminen voi olla kelpo tapa parantaa muutoksen kokemusta, mutta ennen kaikkea jokaisen uuden muutoksen kohdalla olisi tärkeää kiinnittää huomiota sen peruspilareihin, eli viestintään ja ihmissuhteisiin.

Tutustu tarkemmin opinnäytetyöhän: Työntekijöiden kokemus muutosprosessin osallistavuudesta: Case Yleisradion aihetoimitusuudistus keväällä 2018

Stipendiblogin kirjoittaja voitti kirjoituksellaan stipendin Media-alan tutkimussäätiön stipendikilpailussa.

Lisätiedot:
Elina Äijö
elina.m.aijo_utu.fi (laita _viivan tilalle @-merkki)